مسدود کردن زمان

اگر یک چیز در مورد محل کار مدرن می توان گفت ، این است: اگر برنامه خود را کنترل نکنید ، شما را کنترل می کند.

چگونه شرارت های لازم جلسات ، ایمیل ، چت تیمی و "کار شلوغ" را با زمان متمرکز برای چیزهایی که واقعاً به آنها اهمیت می دهید متعادل می کنید؟از آنجا که تبدیل شدن به یک هرمیت دیجیتالی گزینه ای برای اکثر ما نیست ، ما به استراتژی های مشخصی نیاز داریم تا به ما کمک کنیم تا در دنیایی که برای منحرف کردن ما طراحی شده است ، تمرکز کنیم.

این جایی است که مسدود کردن زمان وارد می شود.

مسدود کردن زمان (و پسر عموی نزدیک آن ، بوکس ، دسته بندی کار و مضمون روزانه) روشی ساده و در عین حال مؤثر برای کنترل روز کاری شما است.

اگر خود را مسدود کنید.

بسیاری از پروژه ها/مسئولیت های مختلف را برطرف کنید (جک دورسی از مضامین روزانه برای اجرای دو شرکت بزرگ در همان زمان استفاده می کند)

وقت زیادی را در "حالت واکنشی" صرف پاسخ به ایمیل و پیام ها کنید

روز خود را که توسط جلسات خرد شده است پیدا کنید

وقفه های مداوم در طول روز نبرد

تلاش برای یافتن زمان و فضای ذهنی برای تفکر بزرگ

این راهنما یک مرور کلی در مورد مسدود کردن زمان ، دسته بندی کار و مضمون های روزانه به شما ارائه می دهد. چگونه ترکیبی از این استراتژی ها می تواند به شما در بازپس گیری برنامه خود کمک کند. و بهترین راه برای استفاده از تقویم و مدیر وظیفه خود برای شروع زمان مسدود کردن خود.

دریابید که کدام روش بهره وری با شما مناسب تر است

بر اساس کار و اهداف خود یک توصیه شخصی دریافت کنید.

quizexplore را به تنهایی بگیرید

مسدود کردن زمان چیست؟

مسدود کردن زمان یک روش مدیریت زمان است که از شما می خواهد روز خود را به بلوک های زمان تقسیم کنید. هر بلوک به انجام یک کار خاص یا گروهی از کارها اختصاص داده شده است و فقط آن وظایف خاص است. به جای نگه داشتن یک لیست کارهایی که به شما امکان پذیر است ، می توانید هر روز با یک برنامه بتونی شروع کنید که آنچه را که در آن کار خواهید کرد و چه موقع را شروع می کنید ، شروع می کنید.

نکته اصلی این روش اولویت بندی لیست وظیفه شما از قبل است - یک بررسی هفتگی اختصاصی یک ضرورت است. آنچه را که برای هفته آینده پیش می آید ، تهیه کنید و برای هر روز یک طرح خشن از بلوک های زمانی خود تهیه کنید. در پایان هر روز کاری ، هرگونه کارهایی را که انجام نداده اید - و همچنین هرگونه کار جدیدی که وارد آن شده اند - مرور کنید و به همین ترتیب بلوک های زمانی خود را برای بقیه هفته تنظیم کنید.

با روزهایی که از قبل مسدود شده اند ، لازم نیست که دائماً در مورد آنچه باید روی آن تمرکز کنید انتخاب کنید. تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که برنامه مسدود شده زمان خود را دنبال کنید. اگر از کار خارج شده یا پریشان هستید ، به سادگی به برنامه خود نگاه کنید و به هر کاری که زمان خاموش را برای آن مسدود کرده اید ، برگردید.

عمیق تر حفر کردن

ما یک راهنمای جداگانه و جامع برای مرورهای هفتگی نوشته ایم که به شما کمک می کند تا چگونه برنامه ای را ایجاد کنید که برای شما مفید باشد.

تغییرات مسدود کننده زمان

مسدود کردن زمان دارای چند پسرعموی نزدیک اما متمایز است که ارزش در نظر گرفتن دارند: دسته بندی کار، موضوع روز، و زمان بوکس.

تقسیم روز به بلوک های زمانی با هر بلوک به انجام یک کار یا فعالیت خاص و فقط آن کار یا فعالیت خاص.

"من هر روز از ساعت 9 صبح تا 11 صبح می نویسم."

"من ساعت 3 بعد از ظهر به تمام ایمیل هایم پاسخ خواهم داد."

"هر دوشنبه، من بر تولید محتوا تمرکز خواهم کرد. هر سه شنبه، من بر ترویج محتوا تمرکز خواهم کرد. هر چهارشنبه، من بر روی تحقیق و ایده پردازی و غیره تمرکز خواهم کرد."

فردا بین ساعت 9 تا 11 صبح 1000 کلمه می نویسم.

دسته بندی وظایف

دسته بندی وظایف زمانی است که کارهای مشابه (معمولا کوچکتر) را با هم گروه بندی می کنید و بلوک های زمانی خاصی را برای تکمیل یکجا برنامه ریزی می کنید. با انجام کارهای مشابه در یک گروه، میزان تغییر زمینه را که باید در طول روز انجام دهید محدود می کنید و در وقت گرانبها و انرژی ذهنی صرفه جویی می کنید. به عنوان مثال، برنامه ریزی دو بلوک 20 دقیقه ای برای پردازش ایمیل در طول روز کارآمدتر از بررسی صندوق ورودی هر 15 دقیقه است.

مسدود کردن زمان به خوبی با دسته بندی وظایف جفت می شود، زیرا شما را از زمان بندی تک تک وظایف در تقویمتان نجات می دهد. فقط کافی است هر روز یا هفته بخش هایی از زمان را برای زمانی که می خواهید مجموعه خاصی از فعالیت ها را انجام دهید، مانند ایمیل، صورت حساب، تمرینات، جلسات، نوشتن، کدنویسی، کارهای عمیق، انجام وظایف، آماده سازی غذا، مسدود کنید.

موضوع روز

طرح زمینه روز یک نسخه افراطی تر از دسته بندی وظایف برای افرادی است که مسئولیت های زیادی دارند و برای جلب توجه آنها رقابت می کنند. به عنوان مثال، یک کارآفرین اغلب باید به بازاریابی، فروش، توسعه محصول، پشتیبانی مشتری و منابع انسانی به طور همزمان توجه کند. به جای اینکه هر روز بلوک های زمانی برای هر حوزه مسئولیتی در نظر بگیرید، موضوع روز یک روز کامل در هر هفته را به هر مسئولیت اختصاص می دهد.

مایک واردی، بنیانگذار Productivityist، از تم روز استفاده می کند تا تمرکز کلی خود را برای هر روز تعیین کند. در اینجا نحوه طرح موضوعی او برای هفته خود آمده است:

اختصاص هر روز به یک موضوع واحد، الگویی قابل اعتماد از کار ایجاد می کند و بار شناختی تغییر زمینه را محدودتر می کند. واردی توضیح می دهد که مضمون سازی وضوح ذهنی را ارائه می دهد که به او اجازه می دهد روی خانواده اش تمرکز کند:

«دانستن «معنی» روز برای من به من این امکان را می دهد تا چیزهایی را که نیاز دارم و می خواهم انجام دهم، بدون دیدن موارد نامشخص «باید انجام دهیم» در فهرست انجام ها به دست بیاورم. در نتیجه، وقتی با بچه هایم وقت می گذرانم، خستگی کمتری در تصمیم گیری دارم و حتی انرژی بیشتری دارم.»

بوکس زمان

مسدود کردن زمان و زمان بوکس اغلب به عنوان مترادف اشتباه گرفته می شوند، اما یک تفاوت مهم وجود دارد. مسدود کردن زمان از شما می خواهد که بخش های خاصی از زمان را برای تمرکز روی یک کار یا فعالیت معین کنار بگذارید. به عنوان مثال، "من فردا از ساعت 9 صبح تا 11 صبح روی اولین پیش نویس پست وبلاگ خود کار خواهم کرد."

در مقابل، بوکس زمان از شما می خواهد که محدودیتی برای مدت زمانی که به یک کار خاص اختصاص می دهید، اعمال کنید. در اینجا یک نسخه جعبه زمانی از مثال مسدود کردن زمان در بالا آمده است: "من اولین پیش نویس پست وبلاگ خود را فردا بین ساعت 9 تا 11 صبح به پایان خواهم رساند."

این «جعبه زمان» که خود تحمیل شده است، شما را مجبور می کند کارآمد کار کنید زیرا زمان محدودی برای تکمیل کار دارید. این می تواند یک راه سرگرم کننده برای به چالش کشیدن خود و بازی سازی بهره وری شما باشد.

چرا مسدود کردن زمان اینقدر موثر است؟

این تکنیک در ظاهر ساده به نظر می رسد، اما تأثیرات عمیقی بر ظرفیت شما برای انجام کارها دارد:

"کار عمیق" متمرکز را ترویج می کند

کال نیوپورت، نویسنده کتاب Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World، یکی از طرفداران بزرگ مسدود کردن زمان است. او هر شب 20 دقیقه را به برنامه ریزی روز کاری بعدی اختصاص می دهد:

"گاهی اوقات مردم می پرسند که چرا من با چنین سطح دقیق برنامه ریزی زحمت می کشم. پاسخ من ساده است: بهره وری زیادی ایجاد می کند. من تخمین می زنم که یک هفته کاری 40 ساعته با زمان مسدود شده، همان مقدار خروجی یک هفته کاری بیش از 60 ساعت را که بدون ساختار دنبال می شود، تولید می کند.

زمانی که زمان زیادی را برای کار روی یک پروژه، مشکل یا کار برنامه ریزی می کنید، به جای اینکه توجه خود را به چند کار محدود کنید، تمام منابع ذهنی خود را روی یک چیز متمرکز می کنید. هرچه بیشتر «تک کار» را انجام دهید، عضلات ذهنی مورد نیاز برای کار عمیق را بیشتر می سازید و تمرکز آن راحت تر می شود.

عمیق تر حفر کردن

در مورد رویکرد نیوپورت به بهره وری معنادار و نحوه ادغام تمرکز بیشتر در زندگی خود با راهنمای کامل Deep Work بیشتر بیاموزید.

این به شما کمک می کند "کارهای سطحی" را به طور موثرتر از بین ببرید

کار کم عمق، کار شلوغی است که برای دستیابی به اهداف بلندمدت شما ضروری است اما مهم نیست - به کاغذبازی فکر کنید یا به (بیشتر) ایمیل ها پاسخ دهید. زمانی که به کارهای سطحی زمان می پردازید، محدودیت های واضحی برای مدت زمانی که به آن اختصاص می دهید تعیین می کنید. به علاوه، گروه بندی وظایف مشابه با هم، هزینه تغییر زمینه را کاهش می دهد. با جمع کردن تمام کارهای کم عمق خود در یک یا دو بلوک زمانی اختصاصی، می توانید آنها را به طور مؤثرتری انجام دهید و از بقیه روز کاری خود برای کارهایی با تأثیر بیشتر محافظت کنید.

این باعث می شود از نحوه گذراندن وقت خود آگاه شوید

اکثر مردم در مدیریت زمان بد هستند. ما در برآورد زمان انجام وظایف بسیار وحشتناک هستیم و تمایل داریم که بر خود آینده خود بیش از حد متعهد شویم. مسدود کردن زمان شما را وادار می کند که با اولویت ها و تعهدات فعلی خود روبرو شوید و در مورد نحوه گذراندن زمان محدود خود آگاه شوید. برای هر تعهد جدیدی که وارد زندگی خود می کنید، مجبور می شوید فضای فیزیکی را در تقویم خود پیدا کنید. در نتیجه، هزینه فرصت گفتن «بله» ملموس تر می شود و «نه» گفتن بسیار آسان تر می شود.

با کمال گرایی مقابله می کند

خطوط زمانی فازی بدترین دشمن یک کمال گرا هستند. همیشه چیزی برای اصلاح و بهبود وجود دارد. فهمیدن اینکه چه زمانی یک پروژه پایان باز به پایان رسیده است، می تواند دشوار باشد، به خصوص اگر هدفتان کمال است. در برخی موارد، باید بتوانید بگویید "به اندازه کافی خوب" و ادامه دهید. بوکس زمان می تواند با اعمال محدودیت های زمانی بر پروژه های شما کمک کند. اگر اغلب کارها را با تلاش برای درست کردن همه چیز طولانی می کنید، یک کادر زمانی دقیق برای اتمام کار تعیین کنید و به آن پایبند باشید.

این به شما کمک می کند تا اهداف خود را دنبال کنید

دکتر تاد راجرز و دکتر کاترین ال. میلکمن در مقاله «فراتر از نیت خوب: ترغیب مردم به برنامه ریزی، پیگیری کارهای مهم را بهبود می بخشد» چندین مطالعه را بررسی می کنند که از این ایده حمایت می کنند که «برنامه های مشخص به افراد کمک می کند تا اهداف خود را دنبال کنند."

از پیروی از یک رژیم ورزشی گرفته تا برنامه ریزی واکسن آنفولانزا، افراد زمانی که مکان، تاریخ و زمان خاصی را برای فعالیت یادداشت می کردند، به احتمال زیاد به نیت خود عمل می کردند. با این حال، بیشتر مردم به جای برنامه های مشخص، بر نیات مبهم تکیه می کنند:

"به طور متناقض، مردم اغلب زمانی که با نیات قوی شروع می کنند، برنامه ریزی ناقص می کنند. آنها به اشتباه معتقدند که نیت قوی آنها برای سوق دادن آنها به انجام رفتارهای مطلوب کافی است و این باور آنها را از استفاده از استراتژی هایی که می تواند به تبدیل نیات به اعمال کمک کند باز می دارد.

The Takeaway: وقتی وظایف و اهداف خود را برنامه ریزی می کنید ، احتمالاً از آن پیروی می کنید. مسدود کردن زمان شما را وادار می کند تا برنامه های مشخصی تهیه کنید که اطمینان حاصل کنید که هر روز به سمت اهداف خود کار می کنید. همانطور که ویلیام فاکنر معروف است:

"من فقط وقتی اعتصاب می کنم می نویسم. خوشبختانه ، هر روز صبح نه به 9 حمله می کند. "

اما آیا زمان مسدود کردن کار با کار من خواهد بود؟

یکی از بزرگترین انتقادات مربوط به مسدود کردن زمان این است که این کار را برای مشاغل واکنشی در نظر نمی گیرد که پیش بینی آنچه در هر لحظه غیرممکن است غیرممکن است. آیا مسدود کردن زمان واقعاً یک استراتژی واقع بینانه برای یک متخصص پشتیبانی مشتری است که وظیفه آن پاسخ به بلیط است؟یا یک مدیر حساب که برای پاسخگویی به درخواست های مشتری باید در دسترس باشد؟

ما استدلال می کنیم بله - ادعا می کنیم حتی کنترل کمی بر روی برنامه شما می تواند بدون توجه به شغل شما مفید باشد. کال نیوپورت اینگونه بیان کرد:

وی گفت: "دوره های واکنش باز می توانند مانند هر نوع تعهد دیگری مسدود شوند. حتی اگر بیشتر روز خود را برای کارهای واکنشی مسدود می کنید ، به عنوان مثال ، این واقعیت که شما برنامه خود را کنترل می کنید ، به شما امکان می دهد برخی از بلوک های کوچک (شاید در برنامه حاشیه برنامه) را به تعقیب های عمیق تر اختصاص دهید. "

هنگامی که روز کاری شما توسط نیروهای خارجی اداره می شود ، به راحتی می توانید اهداف خود را از دست دهید. مسدود کردن زمان می تواند به شما در کنترل بیشتر کنترل حتی غیرقابل پیش بینی ترین برنامه ها کمک کند.

برخی از زمان های معمول مسدود کردن اشتباهات و نحوه جلوگیری از آنها

در حالی که مسدود کردن زمان از نظر تئوری بسیار ساده است ، می توان در عمل به آن سخت بود. در اینجا چند نکته برای کمک به شما در استفاده موفقیت آمیز روش آورده شده است (و در این روند برده ای به تقویم خود نشوید):

دست کم گرفتن وقت خود را

شما در تخمین می زنید که چه مدت کارها به طول انجام می شود ، اما تا زمانی که به غرایز خود احترام نگذارید ، در کنار این که بیش از حد وقت را برای انجام کارها مسدود کنید ، اشتباه کنید. برنامه خود را با وقت اضافی برای تکمیل و انتقال بین کارها ، کنار بگذارید. حتی می توانید "بلوک های مشروط" از زمان ایجاد کنید که در صورت عقب نشینی می توانید به آن ضربه بزنید.

این ابزارها را امتحان کنید

احساس خود را در مورد اینکه چه مدت در واقع صرف وظایف با ردیاب های زمانی مانند Rescuetime یا Toggl می کنید ، بهبود بخشید.

خیلی سفت و سخت بودن

همه چیز به وجود خواهد آمد و برنامه های شما را خراب می کند. اما به خاطر داشته باشید ، برنامه شما راهنمایی برای کمک به توجه شما به آنچه مهم است ، نه یک قرارداد الزام آور است.

حتی متخصص بهره وری کال نیوپورت با عبور از بلوک های زمانی اصلی و پر کردن آنها با برنامه های به روز شده به عنوان شرایط تقاضا ، برنامه های خود را ویرایش می کند:

نیوپورت با دیدن آن به عنوان یک بازی با تغییرات در برنامه خود سروکار دارد:

"این نوع برنامه ریزی ، برای من ، مانند یک بازی شطرنج است ، با بلوک های کار گسترش یافته و مرتب می شوند به گونه ای که به نظر می رسد همه پروژه های بزرگ و کوچک به نظر می رسد که با زمان (فقط کافی) برای پس انداز کردن کلیک می کنند."

بلوک های زمانی خود را به عنوان روشی انعطاف پذیر برای به چالش کشیدن خود مشاهده کنید ، نه ابزاری سخت برای مجازات خود هنگام کوتاه شدن.

برنامه ریزی اوقات فراغت خود را

اگرچه گفته می شود که الون مسک و بیل گیتس روزهای خود را به 5 دقیقه افزایش می دهند ، اما برنامه ریزی اوقات فراغت شما می تواند یک تمرین خودکشی باشد. مطالعات نشان داده اند که برنامه ریزی فعالیت های اوقات فراغت "اثر میرایی منحصر به فرد" در لذت کلی فعالیت دارد.

درعوض ، می توانید بدون برنامه مشخص برای نحوه گذراندن آن زمان ، زمان قطع و استراحت را مسدود کنید. این انعطاف پذیری را به شما می دهد تا به طور خودجوش تر تصمیم بگیرید که می خواهید چه کاری انجام دهید- برای گرفتن نوشیدنی با دوستان تماس بگیرید؟آن بازی جدید Xbox را بررسی کنید؟خواندن؟هرچه تصمیم بگیرید ، فقط به یاد داشته باشید که حداقل برخی از وقت آزاد خود را رایگان نگه دارید.

مسدود کردن زمان با Todoist

شما می توانید مسدود کردن زمان را با هر ابزاری پیاده سازی کنید ، اما در این بخش ما در مورد نحوه استفاده از Todoist در کنار برنامه تقویم مورد علاقه خود - یا حتی قلم و کاغذ قدیمی و قدیمی ، تمرکز خواهیم کرد. ما نحوه اجرای سه تغییر در زمان مختلف مسدود کننده را پوشش خواهیم داد: دسته بندی کار ، مضامین روزانه و برنامه ریزی وظایف فردی.

تنوع دسته بندی کار

مسدود کردن زمان دقیق - اختصاص یک بلوک زمانی به هر کار فردی - می تواند با گذشت زمان خسته کننده و سخت باشد. توصیه می کنیم برای یک سیستم ساده تر مسدود کردن زمان و دسته بندی کار را ترکیب کنید. به جای یک بار بلوک در هر کار فردی ، برای هر دسته از کارهایی که با هم دسته ای می کنید ، یک بلوک زمانی اختصاص می دهید. در اینجا چگونه به نظر می رسد در عمل:

ابتدا تصمیم بگیرید که کدام دسته از کار در برنامه روزانه یا هفتگی شما باید منعکس شود. به عنوان مثال ، یک نویسنده مستقل ممکن است لیست دسته زیر را داشته باشد: