تجزیه و تحلیل فرایند تجارت چیست؟

بیاموزید که تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت (BPA) چیست و انواع ، روش ها و مراحل برای شرکت های کوچک به متوسط (SMEs) را در نظر بگیرید.

تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت (BPA) رویکردی برای تجزیه و تحلیل فرایندهای عملکرد تجاری است. این یک بررسی دقیق و چند مرحله ای از هر بخش از یک فرآیند برای شناسایی آنچه در روند فعلی شما کار می کند ، چه چیزی باید بهبود یابد و چگونه می توان پیشرفت های لازم را به بهترین وجه انجام داد. روشهای مختلف تجزیه و تحلیل فرآیند تجاری وجود دارد ، اما همه از اصل اساسی استفاده می کنند که سیستم های بهینه شده نتایج کلی کسب و کار بهتری را ایجاد می کنند.

نتایج مشترک مورد نظر BPA صرفه جویی در هزینه بیشتر ، افزایش درآمد و تعامل بهتر در تجارت است. به عنوان مثال ، شما ممکن است از BPA برای تجزیه و تحلیل تعامل با مشتری و جایی که رکود ، بلوک یا تبدیل غیر منتظره ای وجود دارد ، استفاده کنید. تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت همچنین می تواند نشان دهد که در عملیات یا سیاست های تجاری شما مشارکت کم کارکنان ایجاد می کند.

تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت (BPA) در مقابل تجزیه و تحلیل تجارت (BA): تفاوت چیست؟

ممکن است در مورد تفاوت بین تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت (BPA) و تجزیه و تحلیل تجارت (BA) کمی سردرگمی وجود داشته باشد. اینها زمینه های مرتبط با مدیریت فرآیند تجارت هستند اما یکسان نیستند. BPA بر تجزیه و تحلیل فرآیند خاص و مدل سازی فرآیند تجارت تمرکز دارد. از طرف دیگر ، BA در منظره عملیات تجاری بیشتر اعمال می شود. BA بر تجزیه و تحلیل مناطق دیگر ، مانند پیش بینی مالی ، تجزیه و تحلیل هزینه ، بودجه ، استخدام و کاهش تمرکز دارد.

مزایای تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت

مزیت فراگیر تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت (BPA) بهینه سازی شده است ، عملکرد روزانه در سراسر عملیات تجاری شما که از لحاظ استراتژیک با اهداف تجاری و تصمیم گیری شما مطابقت دارد.

برای مشاغل SME ، BPA می تواند پیشرفت های زیر را ایجاد کند:

• افزایش راندمان در فرآیندهای موجود: BPA باعث افزایش زمان به ارزش برای برنامه های محصول می شود. همچنین این زمان در چرخه های عملیاتی برای گردش کار ، مانند سوار شدن به کارمندان و فرآیندهای ورود به سیستم مشتری یا بیمار ، زمان را کاهش می دهد.
• مسائل مربوط به ظرفیت: در هر فرآیند ، منابع می توانند محدود باشند. BPA مشخص می کند که محدودیت ظرفیت در کجا نهفته است ، چگونه بر روند و چگونگی بهبود آن تأثیر می گذارد. این یک نکته جدی برای مقیاس گذاری است. به عنوان مثال ، ابزارها و سیستم عامل های دیجیتالی که در حال حاضر استفاده می کنید ممکن است نیازهای سازمانی فعلی و گردش کار را محدود کند. BPA می تواند به شما در شناسایی تغییراتی که باید انجام دهید کمک کند که به طور خاص با رشد سازمان شما مطابقت داشته باشد.
• سیاست ها و قوانین را روشن کنید: با حرکت سازمان ها به سمت کار از راه دور تر و اتخاذ بیشتر دستگاه های دیجیتال ، یک سوء استفاده مشترک در امنیت و استفاده از دستگاه وجود دارد. این تجزیه و تحلیل می تواند مسیری را برای فرآیندهای تأیید سریعتر IT و یکنواختی در اجرای سیاست های امنیتی مشخص کند.
• ایجاد شیوه های بهتر حاکمیت: مدیریت ریسک به عنوان اولویت برای مشاغل افزایش می یابد. انطباق یک تلاش پرهزینه برای حفظ سازمان ها است و حتی در هنگام بروز مشکلات ، پرداختن به آن نیز پر هزینه تر است. تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت می تواند نشان دهد که اقدامات انطباق در کجا کاهش یافته است. به عنوان مثال ، سازمان شما ممکن است در فرکانس اقدامات امنیتی برنامه حسابرسی شما از انطباق خارج شود. BPA می تواند یک برنامه بهبود را تنظیم کند که منابع و نیازهای انطباق را برای اطمینان از اجرای یک فرایند در نظر بگیرد - و پایدار باشد.
• پس انداز هزینه را شناسایی کنید: BPA افزونگی در کارها و کار را نشان می دهد. سازمان هایی که به گردش کار اسناد دیجیتال منتقل شده اند ، مثال خوبی هستند که چگونه خطای انسانی و زمان در جستجوی اسناد کاهش می یابد ، باعث صرفه جویی در هزینه می شود.
• برای تنگناها حل کنید: تنگناها هنگام خاموش شدن کانال ها برای برقراری ارتباط ، توسعه و اعدام رخ می دهند. تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت می تواند شکاف های ارتباطی را در معرض دید و حل انسداد فرآیند تصویب قرار دهد.
• بهینه سازی فرآیندهای استقرار و انتشار: فرآیندهای کارآمد باعث ایجاد انتشار و استقرار نرم تر می شوند.
• بهبود فرآیندهای ادغام و پذیرش: به همین ترتیب ، اتخاذ فناوری جدید در یک شرکت یا بخش یک فرآیند یادبود است. BPA فرآیندهای موجود را تنظیم می کند که می تواند شامل برنامه های آموزشی مفید و تصاویر گردش کار باشد که از نرخ پذیرش بالاتر پشتیبانی می کند.
• تقویت فرهنگ شرکت: یک فرایند بهتر در هر منطقه یک خانه دار است. این پیشرفت ها زندگی جدید را به طور روزانه در تجربه کارکنان نفس می کشد. نتیجه روحیه بهتر و تعامل بهتر برای فرآیندهای داخلی است. برای مشتریان ، فرآیندهای بهینه شده - مانند وب سایت بهتر یا تجربه خدمات به مشتری - باعث افزایش مشارکت و درک مثبت از تجارت شما می شود.

روشهای تحلیل فرآیند تجارت

دو فلسفه غالب وجود دارد که روش شناسی تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت (BPA) را راهنمایی می کنند:

• رویکرد شش سیگما
• لاغر شش سیگما

شش سیگما یک روش پنج تا هفت مرحله ای است که امروزه بیشتر مشاغل برای تجزیه و تحلیل کارآیی و محدودیت از آن استفاده می کنند. Lean Six Sigma کمی متفاوت است زیرا این ترکیبی از رویکرد شش سیگما و فلسفه لاغر است. این یک رویکرد مشترک است که بر حذف وظایف و منابعی که ارزش مشخصی را ارائه نمی دهند ، متمرکز است.

شما می توانید درک کنید که چگونه تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت هنگام انجام ذاتی ذاتی و ذاتی برای هر مرحله انجام می شود.

به طور کلی ، BPA از این ساختار پیروی می کند:

1. تعریف: با شناسایی فرآیندهای مورد نظر برای تجزیه و تحلیل شروع کنید. به طور معمول ، اینها جایی هستند که ابتدا مشکلات را مشاهده می کنید. تجزیه و تحلیل فرآیند می تواند با نمودارهای فرآیند برای هر مرحله شروع شود. تحلیلگران با فرآیندهای AS-IS شروع می کنند و به فرآیندهای رسمی و غیر رسمی مانند فرآیندهای مستند و فرآیندهای خاص برای فرهنگ یک سازمان نگاه می کنند.
2. اندازه گیری: در مرحله بعد ، چگونگی عملکرد روند در برابر معیارهای تعریف شده را بررسی کنید. این مرحله همچنین ریشه در ایجاد معیارهای KPI بهبود یافته است. اگر ابتدا به خوبی تعریف شوند ، یک تجارت فرآیندهای مربوط به KPI ها را اندازه گیری می کند. KPI ها شامل کارآیی در مقابل شاخص های اثربخشی ، کیفیت ، بهره وری ، سودآوری و شاخص های ارزش هستند. آنها همچنین شامل شاخص های رقابتی و ظرفیت هستند. به عنوان مثال ، گردش کار درگیری مشتری ممکن است با کیفیت و اثربخشی در مقابل معیارهای کارآیی اندازه گیری شود.
3. تجزیه و تحلیل: انواع مختلفی از تکنیک های تجزیه و تحلیل وجود دارد ، و هر یک از آنها هدف دیگری را ارائه می دهد. تحلیلگران فرآیند تجارت ممکن است تجزیه و تحلیل ارزش ، تجزیه و تحلیل شکاف یا تجزیه و تحلیل علت اصلی (RCA) را اجرا کنند. اینها روشهای تحلیلی گسترده ای هستند که هر یک شامل مجموعه مراحل خاص خود هستند. تجزیه و تحلیل شکاف نشان می دهد که چه چیزی در این روند وجود ندارد. تجزیه و تحلیل ارزش آنچه را که در این فرآیند ارزش دارد - و در نتیجه زباله ها چیست. تجزیه و تحلیل علت اصلی به سؤالات و روشهای خاص "چرا" که به شما کمک می کند تا به عقب با علت اصلی مشکل در یک فرآیند کار کنید ، استفاده می کند.
4. بهبود: مدیران فرآیند تجارت برای ایجاد و اجرای برنامه هایی که زمینه های مشکل را بهبود می بخشند با تحلیلگران همکاری می کنند. پیشرفت ها ممکن است به معنای نقشه برداری مجدد یک فرآیند ، افزایش منابع یا تغییر رویکردها و کانال های ارتباطی باشد. باز هم ، این می تواند یک مرحله مفصل باشد که می تواند انواع روشهای بهبود را اعمال کند.
5. کنترل: پس از چنین تجزیه و تحلیل قابل توجهی ، کنترل استانداردها و فرآیندهای جدید مرحله نهایی است. تصمیم گیرندگان می توانند از تجزیه و تحلیل برای مدیریت منابع ، مسئولیت ها ، فرآیندهای استخدام ، IT ، فرآیندهای اداری و اجرایی استفاده کنند. ذینفعان همچنین این تغییرات را رصد می کنند و نشانگرهای زمان را برای تجزیه و تحلیل آینده تعیین می کنند.

چه زمانی تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار را اجرا کنیم

اگر اخیراً فناوری جدیدی را که مورد استفاده قرار نمی گیرد اتخاذ کرده اید ، یا اگر گردش مالی مکرر را در یک زمینه از تجارت خود انجام داده اید ، تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت (BPA) ابزاری مفید برای کشف دلایل این نتایج و سپس تعیین پیشرفت های فرآیند است. واد

اهداف تجاری شما تعیین می کند که تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار را در کجا و چگونه اجرا می کنید. سازمانهایی که به عنوان بخش اصلی فرهنگ خود ، برای حل مسئله و بهبود مشکل کارمندان و شرکت در سطح شرکت ارزش قائل هستند ، پایه و اساس روحیه بهتر ، گردش مالی پایین و تجربه بهتر مشتری را ایجاد می کنند. بنابراین ، خواه شما ابزارهای تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار را به طور غیررسمی اعمال کنید ، یا به طور رسمی فرایندهای حسابرسی را به صورت سه ماهه یا سالانه انجام می دهید ، باید یک بخش اساسی از عملکرد کسب و کار شما باشد.

تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت با تجزیه و تحلیل فرآیندهای AS-IS آغاز می شود. نقشه برداری فرآیند تجارت ابزاری مشترک است که در BPA استفاده می شود. این یک منبع و سند مهم برای تجزیه و تحلیل شما است. با استفاده از مستندات و بینش های به دست آمده از تجزیه و تحلیل ، سازمان شما می تواند یک برنامه بهبود فرآیند تجارت ایجاد کند. برنامه های بهسازی کسب و کار به طور معمول با استفاده از نمودارهای نمودار ، با جریان های فرایند بهبود یافته ، مدل های جدید فرآیند تجاری را تولید می کنند.

به خاطر داشته باشید ، تجزیه و تحلیل فرایند تجارت فقط به فرآیندهای عملکرد تجاری شما مربوط می شود. این روش تجزیه و تحلیل زمینه های تجارت نیست که به طور خاص مربوط به فرآیند نیستند. تجزیه و تحلیل فرآیند در تجارت رشته تعریف شده خود است. این یک راهنما برای بهینه سازی هر منطقه عملیاتی از تجارت شماست.

نمونه هایی از BPA موارد زیر را شامل می شود:

• بررسی کارمندان در هیئت مدیره برای هماهنگی با فرهنگ تجارت و تعامل بهتر.
• تجزیه و تحلیل فرآیندهای بازاریابی برای آشتی دادن اینکه آیا معیارها و مسیرها با شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) همسو هستند ، مانند اینکه چقدر مشتریان در حال تبدیل هستند یا اینکه چه تعداد از صلاحیت های واجد شرایط با تجارت شما درگیر هستند.
• کشف جایی که ناکارآمدی در فرآیندهای پذیرش فناوری وجود دارد.

ابزارهای تحلیل فرآیند تجارت

در تجزیه و تحلیل فرآیند ، تحلیلگران از نمودارهایی برای تعریف نقاط ورودی و خروجی ، توالی وظایف و اینکه فرآیندها زیر فرآیندهای زیر فرآیند تحت فرآیندهای اصلی قرار دارند ، استفاده می کنند.

تحلیلگران همچنین از نرم افزار برای نقشه برداری و ایجاد گردش کار استفاده می کنند. این شامل نرم افزاری است که تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت (BPA) را خودکار می کند و سازمانها را قادر می سازد تا هنگام شروع یک فرآیند ، از مدل سازی فرآیند پایان به پایان استفاده کنند و تعیین کنند.

مدل سازی فرآیند و ابزارهای نقشه برداری فرآیند برای BPA جدایی ناپذیر است. سازمانها از نمودار نمودار نماد نماد فرایند تجاری (BPMN) و تأمین کننده ، ورودی ، فرآیند ، خروجی ، مشتری (SIPOC) به عنوان دو راه حل گردش کار برای عملکرد بهتر استفاده می کنند. این ابزارهای بصری راهی عالی برای نشان دادن تغییرات در یک فرآیند است. به عنوان مثال می توان از آنها به عنوان یک راهنمای تصویری "قبل و بعد از آن" برای آموزش کارمندان استفاده کرد ، یا برای ترسیم هر فرایند به اهداف اصلی تجارت شما.

چه کسی نظارت بر تجزیه و تحلیل فرایند تجارت دارد؟

ممکن است در این مرحله تعجب کنید ، چه کسی در یک سازمان مسئولیت BPA را با توجه به نقش ها ، منابع و مجموعه مهارت ها بر عهده دارد؟

مطمئناً منابع می توانند برای SME ها محدود باشند. همکاری با یک مشاور تحلیلگر تجارت خارجی ممکن است مناسب ترین مسیر باشد.

در سطح سازمانی ، مشاغل از تحلیلگران فرآیند تجارت و معماران فرآیند برای انجام تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت استفاده می کنند. اینها اصطلاحات مختلفی برای نقشهای مشابه هستند. هر دوی این نقش ها ممکن است با معماران تجاری همکاری کنند یا با مدیران و بخش های بخش همکاری کنند.

علاوه بر این ، تجزیه و تحلیل فرایند تجارت به تخصص متخصصان موضوع متکی است. این موارد ممکن است شامل تعدادی از کارمندان ، ذینفعان و مشاوران ، مانند تحلیلگران ، دانشمندان داده ، Quants ، IT ، مدیران و کارمندان که از نزدیک با یک فرآیند مطابقت دارند ، باشد.

اتوماسیون و BPA

در حال حاضر ، HyperAutomation یکی از بالاترین اولویت ها در مشاغل سازمانی محسوب می شود. گارتنر پیش بینی کرده است که این صنعت تا سال 2022 به 600 میلیارد دلار خواهد رسید. بیش از حد به طور پیوسته میزان مداخله انسان را برای یک فرآیند کاملاً خودکار و پاسخگو - یا یک فرایند هوشمند کاهش می دهد.

سازمان شما ممکن است بخواهد سؤالات خاصی را برای حرکت به سمت فرآیندهای خودکار در نظر بگیرد:

• به دنبال چه زمینه های کلیدی هستید و چرا؟
• آیا خطاهای دستی رایج تر یا سیاست های سوء استفاده شده وجود دارد؟
• فرآیندهای پر هزینه و پر حجم وجود دارد؟
• آیا سازمان مشکلات فرآیند آشکار را تعیین کرده است؟
• چه چیزی باعث نارضایتی مشتری می شود؟

تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA) می تواند به سازمان شما کمک کند تا مسیری مستند و نقشه برداری شده برای یکپارچه سازی فرآیندهای خودکار و حرکت به سمت هدف ابراتوماسیون ایجاد کند. به عنوان مثال، انتقال از یک پشتیبانی ترکیبی به پشتیبانی کامل خودکار چت ربات مشتری، یکی از راه های کاهش هزینه ها و بهینه سازی پشتیبانی مشتری توسط مراکز خدماتی است.

چگونه شرکت های کوچک تا متوسط (SMEs) می توانند BPA را اعمال کنند

چگونه SMEها به بهترین وجه از تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA) برای شروع استفاده می کنند؟

اول، فرآیندهای ماموریت حیاتی را با بیشترین تأثیر تجاری هدف قرار دهید. سپس، نقشه برداری فرآیندی برای اتوماسیون را در نظر بگیرید.

در مرحله بعد، اسناد اتوماسیون - و همچنین اسناد فرآیند - را در سراسر بخش ها و سازمان خود استاندارد کنید.

به عنوان مثال، فناوری اطلاعات می تواند از BPA برای ترسیم پروتکل های امنیتی نرم افزار برای نقش های مختلف استفاده کند، که به سازمان شما امکان می دهد تا در نتیجه پردازش و مقیاس بندی را بهتر مدیریت کند.

تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار و IBM

IBM الگوهای فرآیندی را برای تجزیه و تحلیل فرآیند مبتنی بر پروژه ارائه می دهد که بر اساس نمودار BPMN است. نقشه برداری فرآیند جزء لاینفک یک استراتژی اتوماسیون بهینه است.

بیاموزید که چگونه گردش های کاری IBM Business Automation به کسب وکار شما امکان می دهد تا داده های پردازش را استخراج کند تا بینش های مهمی به دست آورد و گردش های کاری دیجیتال را در محل یا در فضای ابری خودکار کند.

دانلود IBM Process Management for Dummies به عنوان منبعی برای یادگیری اصول مدیریت فرآیند برای هدایت شیوه ها و فرآیندهای رقابتی.