نمودار گانت چیست و چرا از آن استفاده می کنید؟راهنمای نهایی برای مدیران پروژه

بگذارید درست بیرون بیایم و آن را بگویم. من یک نمودار خوب گانت را دوست دارم. اون نری است؟اگر اینگونه باشد ، پس از اتمام خواندن این مقاله ، یک فرد بزرگ بزرگ خواهید بود.

اما بگذارید واضح باشم: من گفتم "نمودار گانت خوب".

یک نمودار خوب گانت یک داستان بصری در مورد روابط بین کارهایی که انجام می شود در طی یک دوره زمانی ترسیم می کند.

• این نشان می دهد که چه اتفاقی می افتد تا چیز دیگری شروع شود ، یا چه چیزی برای به پایان رساندن چیز دیگری باید تمام شود.
• این نشان می دهد که چه کاری به طور همزمان در یک سیلو اتفاق می افتد و چه کاری به همکاری نیاز دارد.
• این مراحل را بیان می کند و به تاریخ های کلیدی منطق می دهد.
• پیچیدگی پروژه را به خود می گیرد و آن را به سادگی تقطیر می کند.
• و این یک مسیر مناسب برای موفقیت را نشان می دهد.

تضاد با آنچه من به نظر من یک نمودار بد گانت است. نمودار بد گانت همان چیزی است که فقط یک مدیر پروژه می خواهد به آن نگاه کند. این پیچیدگی پروژه را روی یک صفحه مجدداً تنظیم می کند و از نظر بصری جالب است که قالب روی یک تکه نان رشد می کند.

این داستانی است که هیچ کس نمی خواهد آن را بشنود زیرا این جارگونی و کسل کننده است. و به همین دلیل ، تنها ورودی های آن در طول یک پروژه فقط از طرف مدیر پروژه و مدیر پروژه است.

من پوشش خواهم داد:

نمودار گانت چگونه به نظر می رسد

در اواخر قرن نوزدهم توسط مهندس مکانیک هنری گانت طراحی شده است ، نمودار گانت یک ابزار مدیریت پروژه است که به کاربر امکان می دهد داده های پروژه را به سرعت تجسم کند. برجسته ترین داده های این پروژه وابستگی به کار و همچنین پیشرفت فعلی پروژه است.

همه اینها در رابطه با جدول زمانی پروژه تعیین شده نشان داده شده است. دقیقاً مانند یک برنامه سفر برای یک سفر طولانی نشان می دهد چه اتفاقی می افتد ، و چه چیزی بعدی است ، نمودار گانت نمای چشم پرنده ای از مراحل یک پروژه را ارائه می دهد ، چه اتفاقی می افتد و چه موقع همه باید انجام شود (البته یک تخمین است. همه چیز هنوز هم می تواند تغییر کند)!

به همان اندازه که من عاشق شروع برنامه ریزی پروژه خود بر روی کاغذ هستم (من یک اعتقاد محکم دارم که اگر نتوانید آن را روی کاغذ نقشه برداری کنید ، شما آماده نیستید که از رایانه استفاده کنید تا آن را نقشه برداری کنید).

این روزها ، نمودارهای گانت در نرم افزار ، تا حد زیادی به طور خودکار ایجاد می شوند. در اینجا درباره نرم افزار نمودار Gantt بیشتر بدانید.

تنظیم نمودار گانت

هر نرم افزار Gantt Chart یک نمودار نوار افقی ایجاد می کند (این همان چیزی است که مردم فکر می کنند نمودار گانت ، به طور خلاصه است).

محور عمودی در سمت چپ از لیست کار تشکیل شده است که در طول دوره پروژه به اتمام می رسد ، به طور بالقوه در صورت پیچیده بودن پروژه در یک سطح مختلف متفاوت است.

وظایف به طور معمول از بالا به پایین ترتیب داده می شوند به ترتیب لازم برای انجام پروژه یا در یک پروژه پیچیده تر ، وظایف ممکن است توسط زمینه ، فاز ، تیم یا منطقه ترتیب داده شوند.

محور افقی یک جدول زمانی پروژه است. میله های افقی که برای هر کار پروژه ایجاد می شوند متناسب با زمان مورد نیاز برای هر کار هستند. اگر کل پروژه چهار هفته طول بکشد و انتظار می رود اولین کار یک هفته طول بکشد ، نمودار نوار برای آن کار یک چهارم از جدول زمانی را پر می کند.

نمودار گانت مثال.

بیشتر نرم افزار آنلاین نمودار گانت همچنین می تواند نشان دهد که کدام عضو تیم پروژه به هر کار اختصاص داده شده است. میزان نوار پر شده به مدیر پروژه ، تیم و ذینفعان اطلاع می دهد که چقدر پیشرفت در هر کار انجام شده است.

نمودار گانت ، مدیر پروژه ، تیم و ذینفعان را به یک دیدگاه مداوم از مسیر بحرانی پروژه و پیشرفت کلی پروژه ارائه می دهد.

با داشتن تصویری از این مسیر بحرانی ، به راحتی می توان در هنگام برنامه ریزی تنظیمات ، به منظور جلوگیری از تنگناها در پیشرفت پروژه ، پیاده سازی کرد.

چرا از نمودارهای گانت استفاده می شود؟

نمودار GANTT وظایفی را که می توانند به طور همزمان انجام شوند و مواردی که پس از اتمام کار دیگر وابسته هستند ، مشخص می کند.

از آنجا که نمودار نوار در برابر یک جدول زمانی ترسیم شده است ، یک نمودار گانت همچنین ممکن است نشان دهد که در آن زمان خرابی در پروژه وجود دارد ، به علاوه نمودار Gantt یک راه عالی برای شناسایی هرگونه مکث مهم یا ملاحظات زمان است (آن را با من ، pto ، تعطیلات بگویید) کهاز نظر مادی بر توانایی تیم در پیشرفت به جلو تأثیر خواهد گذاشت.

مدیران پروژه ، تیم ها و ذینفعان می توانند از نمودار GANTT استفاده کنند تا ببینند که چگونه در مقابل این طرح پیشرفت می کنند و اطمینان حاصل می کنند که هرگونه ملاحظات زمانی مورد توجه قرار می گیرد و قبل از زمان به حساب می آید.

نکته حرفه ای: نمودار گانت که در یک ابزار باقی می ماند و آن را به مکالمه واقعی تبدیل نمی کند ، چندان مفید نیست! اگر مدیر پروژه ، عضو تیم یا ذینفع تیمی هستید که از نمودار Gantt استفاده می کنید ، آن نمودار را تا حد امکان قابل مشاهده کنید و از آن به عنوان ابزاری استفاده کنید تا علناً در مورد نحوه کار و چه چیزی صحبت کنید.

مزایای نمودار گانت

نمودار GANTT برای سازماندهی وظایف ضروری پروژه و داده های زمان بندی به صورت بصری طراحی شده است.

داشتن چنین اطلاعات مهم در یک نمودار ، برقراری ارتباط با طرح (و هرگونه به روزرسانی) را ساده می کند و درک زمان لازم برای انجام هر دو کار فردی و یک پروژه کامل را آسان تر می کند.

استفاده از نمودار Gantt در مدیریت پروژه مفید است زیرا به شما امکان می دهد با یک نگاه ببینید که چگونه هر کار با سایر وظایف ارتباط دارد ، چه موقع و چه مدت زمان برای هر کار اختصاص می یابد.

این به شما کمک می کند تا هنگام کار روی پروژه خود ، سازمان یافته و در مسیر خود قرار بگیرید. علاوه بر این ، یک نمودار GANTT می تواند به شناسایی خطرات و مشکلات احتمالی در اوایل پروژه کمک کند تا قبل از اینکه خیلی جدی شوند ، بتوانند مورد بررسی قرار گیرند.

در صورت بروزرسانی به طور مداوم ، حتی یک نمودار ساده GANTT می تواند به عنوان ابزاری مهم برای این باشد که هر یک از اعضای تیم پروژه بتوانند به سرعت پیشرفت و برنامه ریزی پروژه را با گذشت زمان مشاهده کنند.

مواردی که باید در خاطر داشته باشید

به منظور ایجاد نمودار GANTT ، ابتدا به یک برنامه پروژه اساسی شامل وظایف ، تاریخ و وابستگی ها در صورت لزوم نیاز دارید. سعی نکنید بدون این عناصر به عنوان ورودی ، نمودار گانت را ایجاد کنید.

حتی هنگام استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه برای ایجاد یک نمودار GANTT ، ابتدا باید یک برنامه پروژه داشته باشید که همه موارد (می توانید با برخی از آنها را شروع کنید) از کارهای فردی مورد نیاز برای تلاش خود را لیست کنید.

همچنین لازم است که تخمین ای از مدت زمان انجام هر کار داشته باشد و اگر کارهای خاصی به یکدیگر وابسته باشند. تاریخ های شروع و پایان نیز باید تعیین شود. نقاط عطف پروژه می تواند به عنوان انگیزه ای برای تیم پروژه باشد ، یا ممکن است توسط ذینفعان (یا قرارداد) شما لازم باشد.

مانند هر نرم افزار مدیریت پروژه ، کاربر باید تا حد امکان ورودی را ارائه دهد. سپس مدیر پروژه باید عناصر ترمینال کل پروژه را درک کند و ساختار شکست کار پروژه را بشناسد.

هیچ ابزار نمودار Gantt به شما می گوید یک کار خاص از دست رفته است یا چه کسی در تیم شما باید چه کاری انجام دهد. به یاد داشته باشید: نمودار گانت فقط یک نمایش بصری از یک طرح پروژه با گذشت زمان است. این به خودی خود برنامه نیست.

بهترین استفاده ها برای نمودارهای گانت

متخصصان مدیریت پروژه از ابزارهایی مانند نمودارهای گانت استفاده می کنند زیرا می توان از آنها برای تجسم انواع و اندازه پروژه ها برای ذینفعان استفاده کرد.

نمودار گانت به خودی خود ده ها سال است و در تجسم و برقراری پیشرفت پروژه برای بسیاری از ابتکارات بزرگ که از آنها از جمله زیرساخت های ترانزیت ، سیستم های بزرگراه و حتی روند ایجاد محتوای مدیر پروژه دیجیتال بهره مند می شوید ، بسیار مهم بوده است!

یکی از انواع پروژه های مورد علاقه من برای تجسم با نمودار گانت ، ساخت و ساز است ، زیرا همه ما به احتمال زیاد توسط یک خانه یا ساختمان رانده شده ایم زیرا با گذشت زمان ساخته شده است و می دانیم که شما نباید تا زمانی که سقف در کابینت قرار دهیدتمام شده!

نمودار گانت برای ساخت خانه مهمان (منبع).

امروزه ، نمودارهای گانت تقریباً در هر صنعت و بخش مورد استفاده قرار می گیرد ، که توسط نرم افزار نمودار بی شمار گانت که ایجاد شده است و الگوئی هایی که برای بسیاری از زمینه ها یا سناریوهای مختلف ایجاد شده است ، مشهود است.

مدیران پروژه با استفاده از روش پیش بینی یا آبشار به طور معمول از نمودارهای گانت استفاده می کنند تا مسیر تیم خود را برای تکمیل موفقیت آمیز تجسم کنند. در واقع ، از بعضی جهات ، جایی است که آبشار نام خود را از آن گرفت ، از آبشار نمودار گانت تا خط پایان.

از آنجا که روش آبشار به صورت متوالی به یک برنامه پروژه می پردازد ، با تمام برنامه هایی که در ابتدا تعریف شده است ، نمودار گانت برای نقشه برداری بصری این دنباله ایده آل است.

علاوه بر این ، نمودارهای گانت ، مدیران پروژه و تیم ها را با روشی بصری برای تقسیم پروژه خود به تکه های قابل کنترل فراهم می کنند. این ابزار همچنین به آنها کمک می کند تا نقاط عطف در جدول زمانی یک پروژه را شناسایی کنند ، که به آنها داده هایی را که می توانند از آنها استفاده کنند برای ارائه بازخورد به ذینفعان سازمان می دهد.

استفاده های نادیده گرفته از نمودارهای گانت

از آنجا که یک نمودار GANTT وابستگی های کار و مسیر مهم یک پروژه را نشان می دهد ، این ابزار مدیریت پروژه می تواند نشان دهد که چگونه تغییر یک کار فردی می تواند به طور بالقوه بر کل پروژه تأثیر بگذارد. مدیریت موفقیت آمیز پروژه اغلب به توانایی چابک بودن نیاز دارد ، بنابراین پیش بینی چگونگی تغییر در حال حاضر بر تکمیل یک پروژه در آینده ضروری است. این نوع بازخورد یکی از عناصر کم استفاده از نمودار گانت است.

نکته حرفه ای: در حالی که درست است که نمودارهای گانت اغلب در پروژه های پیش بینی کننده و از نوع آبشار اعمال می شوند ، می توانند در پروژه های چابک نیز مورد استفاده قرار گیرند تا آنچه را که انجام شده و آنچه انجام می شود انجام شود.

تفاوت اصلی بین پروژه های پیش بینی کننده/آبشار و سازگار/چابک در این نیست که آیا ما از نمودار GANTT استفاده می کنیم یا خیر ، همه چیز در مورد نحوه برنامه ریزی ما است و اگر در ابتدا نیاز به دانستن همه چیز در مورد طراحی و عملکرد داریم (پیش بینی/آبشار)، یا اگر بتوانیم آن را در طول مسیر کشف ، طراحی و بسازیم (تطبیقی/چابک).

محدودیت های نمودارهای گانت

هیچ ابزار یا نرم افزار مدیریت پروژه کامل نیست. نمودار گانت نیز نیست - با افزایش تعداد وابستگی ها و فعالیت ها می تواند بسیار پیچیده شود.

به عبارت دیگر ، نمودار نوار بیش از حد انباشته شده می تواند آنقدر جزئیات را در بر بگیرد که تصور کلی گیج کننده است. نمودار گانت فقط به خاطر انجام این کار نباید استفاده شود. باید مقدار آن را اضافه کند.

اگر هر فعالیت مدیریت پروژه ، از جمله ایجاد نمودار گانت ارزش افزوده ای اضافه نمی کند ، این کار را نکنید. به عنوان یک مدیر پروژه ، وقت و تخصص خود را بر فعالیت های ارزش افزوده متمرکز کنید.

به عنوان مثال ، حتی اگر شما نمودار گانت را ایجاد کرده اید اما تیم و ذینفعان شما از آن استفاده نمی کنند یا در آن ارزش پیدا نمی کنند ، ارزشمند نیست. وقت و انرژی خود را برای تولید ارزش مدیریت کنید ، نه مستندات.

اکنون ، با این گفته ، در اینجا چند مورد مهم از نمودارهای گانت وجود دارد.

اولویت های وظیفه

از آنجا که یک نمودار سنتی گانت به طور معمول وظایف یک پروژه را به صورت متوالی لیست می کند ، نمودار به طور دقیق اولویت های یک کار را به تصویر نمی کشد. در یک نمودار سنتی گانت ، هر کار به اندازه سایر موارد مهم به نظر می رسد ، که ممکن است بازتاب دقیقی از روند پروژه نباشد.

منابع مورد نیاز

اگرچه در اصل یک نمودار نوار است ، اما اندازه نوار برای هر کار با زمان مطابقت دارد ، نه با منابع مورد نیاز برای انجام کار. مدیریت وظیفه ممکن است نیاز به دیدن چنین اطلاعاتی داشته باشد زیرا برخی از تصمیمات برنامه ریزی ممکن است بیش از زمان بر اساس منابع باشد.

هزینه های پروژه

محدودیت دیگر در نمودار گانت ، تأکید آن بر جدول زمانی پروژه به جای هزینه است. مدیریت پروژه غالباً نیاز به هزینه دارد تا عاملی در تصمیم گیری باشد و نمودار GANTT هیچ داده ای برای کمک به تصمیم گیری در این نوع ارائه نمی دهد.

نمای کامل پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه که نمودارهای گانت را ایجاد می کند ، اغلب نمودارها را به بخش ها می شکند. این امر باعث می شود که کل پروژه در یک صفحه واحد یا یک کاغذ واحد دشوار باشد و این نمودارها را برای به اشتراک گذاری با مخاطب ناکارآمد می کند. به طور خلاصه ، می توان اطلاعات زیادی در مورد نمودار گانت وجود داشت که کل پروژه در یک زمان قابل مشاهده نیست.

اگر با مشکل وارد کردن همه چیز به یک صفحه یا یک صفحه کاغذ ، در نظر بگیرید که آیا ممکن است بتوانید وظایف خود را به جریان های کاری سطح بالاتر یا نقاط عطف تبدیل کنید تا همه چیز در یک نمای قرار بگیرد ، حتیبا یک بازه زمانی تنظیم شده. آن را امتحان کنید!

سایر روشهای تجسم پروژه

مدیریت پروژه موفق اغلب از طریق استفاده از ابزارهای متعدد حاصل می شود. علاوه بر نمودار گانت، نمودار PERT (تکنیک بررسی ارزیابی برنامه) نیز می تواند مفید باشد. نمودار PERT بیشتر بر وابستگی بین وظایف متمرکز است تا جدول زمانی، که آنها را برای مدیریت پروژه های در مقیاس بزرگتر مفید می کند.

نمونه ای از نمودار PERT (منبع).

یک نمودار شبکه برای نمایش بصری نحوه تعامل اجزا یا وظایف یک پروژه مفید است، که نمودار گانت قرار نیست نمایش دهد.

همچنین ابزارهای مدیریت پروژه مانند تابلوهای کانبان وجود دارد که با محدود کردن کار در حال پیشرفت/تخصیص به هر فرد یا تیم به جای تعیین جدول زمانی کار می کنند.

افکار نهایی

نمودار گانت به عنوان یک ابزار مدیریت پروژه چندین دهه موفق بوده است، زیرا در نهایت این یک روش کاربرپسند برای تجسم وظایف و زمان مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه است. اما به یاد داشته باشید، نمودار گانت طرح پروژه نیست.

هنگامی که با سایر ابزارهای مدیریت پروژه استفاده می شود، نمودار گانت می تواند یک نقشه فوق العاده برای ردیابی پیشرفت یک پروژه و دیدن آنچه در آینده برای تیم پروژه پیش می آید ارائه دهد.

اگر برای تجسم آنچه در راه است یا اینکه تیم شما در آینده باید در کجا باشد مشکل دارید، نمودار گانت مکانی عالی برای شروع است. در واقع، هر مدیری که تا به حال با آنها کار کرده ام، با نمودارهای گانت آشنا بوده است و در برخی موارد، نمودار گانت نشان دهنده یک طرح پروژه است. آن را امتحان کنید!

نرم افزار نمودار گانت مناسب برای نیازهای پروژه خود را در اینجا بیابید (بعد از ایجاد یک برنامه اولیه، آن مرحله را نادیده نگیرید!):

برای اطلاع از نمودارهای گانت و سایر ابزارهای مدیریت پروژه، در خبرنامه مدیر پروژه دیجیتال مشترک شوید.

لیز لاکهارت، مدیر ارشد PMO و آموزش در Smarsh است که تلاقی استراتژی ها و اجرای پروژه ها و افراد را رهبری می کند. او دارای مدرک کارشناسی ارشد مدیریت بازرگانی از دانشگاه پورتلند است و در حال تحصیل در مقطع دکترا در تغییر سازمانی و رهبری در دانشکده آموزش دانشگاه کالیفرنیای جنوبی Rossier است. لیز دارای گواهینامه های متعدد مرتبط با مدیریت پروژه از جمله: PMP، PMI-ACP، CSP-SM، و SPHR از HRCI برای تکمیل جنبه های متمرکز بر مردم کار خود است. لیز دارای 15 سال تجربه در رهبری افراد و تیم ها در شرکت های آموزشی، مشاوره و فناوری است. بهترین مکان برای دسترسی به لیز در لینکدین است.

پاسخ دهیدلغو پاسخ

این سایت از Akismet برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. با نحوه پردازش داده های نظر خود آشنا شوید.