مدیریت سوابق عمومی و بایگانی در کشورهای عضو Esarbica

در این مقاله به یافته های یک مطالعه مقطعی که بین سالهای 2004 و 2005 انجام شده است ، برای تعیین میزان تا چه اندازه مؤسسات بایگانی در شعبه منطقه ای شرق و جنوب آفریقا از شورای بین المللی بایگانی (ESARBICA) سوابق عمومی و بایگانی را اداره می کند. این مهم است که سوابق عمومی و بایگانی ها به طور مؤثر و مؤثر مدیریت شوند زیرا اطلاعات موجود در آنها سنگ بنای پاسخگو بودن دولت و تقویت حاکمیت خوب است. داده های این تحقیق از طریق مصاحبه ها ، تجزیه و تحلیل محتوا از اسناد و پرسشنامه های خودآزمایی که به 13 کشور عضو که شامل Esarbica بودند ارسال شد. این مطالعه نشان داد که بایگانی های ملی در Esarbica منابع محدودی برای کارکردهای مدیریت سوابق دارند. ثانیا ، فرایندهای مدیریت سوابق نه طبق استانداردها اداره می شدند و نه با یک کد اخلاقی حرفه ای هدایت می شدند. سوم ، کارکنان مدیریت سوابق به اندازه کافی آموزش دیده نبودند. چهارم ، سوابق الکترونیکی به دلیل غفلت خوش خیم از بین رفتند. پنجم ، قوانینی که مؤسسات بایگانی را به مدیریت سوابق از طریق چرخه زندگی خود موظف می کردند ، در موارد خاص جامع نبود. ششم ، استراتژی های مورد استفاده برای فعالیت های برنامه نویسی عمومی بسیار محدود بودند و به وضوح در برخی از موسسات بایگانی هدف قرار نگرفتند. با این حال ، شناخت فزاینده ای وجود داشت که ذینفعان به بهترین وجه توسط مدیریت سوابق در طول چرخه زندگی خود خدمت می کردند.

یادداشت

[1] مازیکانا ، بررسی وضعیت بایگانی ، 10 ؛Wamukoya ، ‘Records.

[2] Sturges ، "مدیریت سوابق در آفریقا" ، 218 - 28.

[3] هاکس ، "رویکرد مقامات ارشد دولتی به اصلاحات مربوط به فناوری اطلاعات" ، 197 ؛Ngulube ، ‘استراتژی های مدیریت سوابق دیجیتال و اسناد در بخش دولتی در کشورهای جنوب صحرای آفریقا.

[4] Qobo ، "بایگانی" ، 285.

[5] هورلی ، ‘از سطل های گرد و غبار گرفته تا درایوهای دیسک.

[6] Ricks ، Swafford و Gow ، مدیریت اطلاعات و تصویر ؛روپر و میلار ، مدیریت سوابق بخش دولتی ، 17.

[7] Mnjama ، "بایگانی ملی و چالش های مدیریت کل چرخه زندگی سوابق" و "چشم انداز بایگانی در شرق و جنوبی آفریقا" ، 465.

[8] Mnjama ، ‘بایگانی و مدیریت سوابق در کنیا.

[9] Esarbica ، صورتجلسه جلسات هیئت اجرایی ، هراره ، زیمبابوه ، 23 - 24 ژوئیه 2001.

[10] هارپر ، ‘ارزیابی از عملکرد بایگانی ملی نامیبیا و راه پیش رو ، 58.

[11] Mwango ، "آوردن نظم از اختلال به سمت دولت خوب" ، 22 ؛هارپر ، "ارزیابی از عملکرد بایگانی ملی نامیبیا و راه پیش رو ، 73.

[12] Fiveton ، management مدیریت سوابق در آفریقا.

[13] مازیکانا ، ‘سرمقاله.

[14] Esarbica در سال 1969 تأسیس شد. اطلاعات بیشتر از http://www.geocities.com/esarbica در دسترس است.(کلیه وب سایتهای نقل شده در این مطالعه در زمان ارسال این مقاله برای انتشار قابل دسترسی بودند.)

[15] Carbone and Gueze ، پیش نویس قانون مدل در بایگانی ، 26 ؛Ketelaar ، قوانین و مقررات مدیریت بایگانی و سوابق ، 104.

[16] تمام 13 قانون بایگانی کشورهای منطقه که در Archivum و وب سایت ها ظاهر می شوند ، مورد بررسی قرار گرفت.

[17] به Ketelaar ، قوانین و مقررات مدیریت بایگانی و سوابق ، 102 - 13 مراجعه کنید.

[18] Hurley ، "از سطل های گرد و غبار گرفته تا دیسک های دیسک" و "از سطل های گرد و غبار گرفته تا دیسک های دیسک و اکنون تا پراکندگی.

[19] پارکر ، قانون بایگانی برای مشترک المنافع.

[20] هریس ، ورن.‘قانون ، شواهد و سوابق الکترونیکی: یک دیدگاه استراتژیک از دوره جهانی ،" کاما: مجله بین المللی در بایگانی ، 1/2 ، 2001 ، 29-43.

[21] "شورای بین المللی بایگانی گزارش های الکترونیکی را به یونسکو ، 2004 ارسال می کند. از http://portal. unesco.org/ci/en/ev. php موجود است.

[22] Ketelaar ، قوانین و مقررات مدیریت بایگانی و سوابق ، 102 - 13.

[23] مشانکو ، بیانیه ماموریت ما باید چه بگوید؟

[24] Shepherd and Yeo ، مدیریت سوابق ، 68.

[25] سرویس بایگانی و اسناد ملی کنیا ، گزارش سالانه ؛باراتا و همکاران ، از حسابداری تا پاسخگویی (نامیبیا: یک مطالعه موردی). باراتا و همکاران ، از حسابداری تا پاسخگویی (تانزانیا: یک مطالعه موردی). و باراتا و همکاران ، از حسابداری تا پاسخگویی (زیمبابوه: مطالعه موردی).

[26] بایگانی اقتدار نیو ساوت ولز ، مدیریت سوابق چیست؟

[27] اصطلاح "بازرسی" معمولاً در محافل رسمی در آفریقای جنوبی برای اشاره به "نظرسنجی ها" استفاده می شود ، و این اصطلاحات در این مقاله به صورت متقابل استفاده می شود.

[28] بایگانی ایالتی و خدمات هرالدیک ، گزارش سالانه ، 11.

[29] Carbone and Gueze ، پیش نویس قانون مدل در بایگانی ، 23.

[30] پن ، پنیکس ، و کولسون ، کتابچه راهنمای مدیریت سوابق ، 40.

[31] باراتا و همکاران ، از حسابداری تا پاسخگویی (زیمبابوه: مطالعه موردی) ؛باراتا و همکاران ، از حسابداری تا پاسخگویی (نامیبیا: یک مطالعه موردی).

[32] دلامینی ، "برنامه ریزی استراتژیک در بایگانی ملی سوازیلند" ، 28.

[33] Mutiti ، ‘Esarbica در هزاره بعدی.

[34] Kemoni و Wamukoya ، ‘آماده سازی برای مدیریت سوابق الکترونیکی.

[35] اگرچه متغیرهای اندازه گیری شده به نوعی از ادبیات به طور خودسرانه انتخاب شدند ، اما بیشتر عناصر مدیریت سوابق مربوط به Robek ، Brown و Stephens ، اطلاعات و سوابق است ، 9.

[36] Couture ، ‘دانشجویان امروز ، بایگانی های فردا.

[37] Guercio ، ‘استاندارد سازی تمرین بایگانی.

[38] Rhys-Lewis ، ‘نقش حفاظت و حفظ در بایگانی کشورهای در حال توسعه.

[39] Shepherd and Pringle ، ‘نقشه برداری از استانداردهای توصیفی در حوزه ها.

[40] سخت ، stays استانداردهای مدیریت سوابق و دستور کار خوب حاکمیت در مشترک المنافع آفریقا.

[41] پن ، پنیکس ، و کولسون ، کتابچه راهنمای مدیریت سوابق ، 119 ؛Chinyemba و Ngulube ، ‘مدیریت سوابق در موسسات آموزش عالی.

[42] کریگ ، باربارا ل. ، ارزیابی بایگانی: تئوری و عمل. Munchen: K. G. Saur ، 2004 ، 60 - 61.

[43] کوک ، ‘از رکورد تا متن آن.

[44] لری ، "ارزیابی بایگانی عکس ها" ؛Ngulube ، stressal ارزیابی بایگانی و آینده تحقیقات تاریخی در آفریقای جنوبی.

[45] گارابا ، ‘تحقیق در مورد شیوه های ارزیابی بایگانی.

[46] Esarbica ، صورتجلسه جلسه هیئت اجرایی ، ماپوتو ، موزامبیک ، 22 - 23 ژوئیه 2003.

[47] هارپر ، ‘ارزیابی از عملکرد بایگانی ملی نامیبیا و راه پیش رو ، 85.

[48] بایگانی ملی هلند و همکاران ، "حفظ بایگانی در آب و هوای گرمسیری" ؛Ngulube ، ‘حفظ و دسترسی به سوابق عمومی و بایگانی در آفریقای جنوبی.

[49] جنکینسون ، کتابچه راهنمای مدیریت بایگانی ، 43.

[50] باراتا ، ‘بایگانی در عصر دیجیتال.

[51] فیلیپس ، ‘چالش حفظ سوابق وب سایت.

[52] استفانز ، struction حفظ دیجیتال.

[53] قابیل و پنجمین ، سوابق پرسنل ، 13.

[54] Ngulube ، ‘پیامدهای پیشرفت های تکنولوژیکی برای دسترسی به میراث فرهنگی کشورهای منتخب در جنوب صحرای آفریقا". قابیل و پنجمین ، سوابق پرسنل.

[55] Bearman ، "یک سنگر غیرقابل انکار" ، 14 - 24.

[56] Hedstrom ، "بایگانی به عنوان مخازن" ، 25 - 30.

[57] دورانتی ، ‘بایگانی به عنوان یک مکان.

[58] لور ، ‘حفظ منابع دیجیتال آفریقایی.

[59] Bugeja و Dimitrova ، ‘نرخ پوسیدگی برای استنادهای آنلاین.

[60] Matangira ، ary بایگانی سمعی و بصری در جهان سوم.

[61] هریسون ، ‘حفاظت و حفظ مواد سمعی و بصری.

[62] بایگانی ملی هلند و همکاران ، ‘حفظ بایگانی در آب و هوای گرمسیری.

[63] Esarbica ، صورتجلسه جلسه هیئت اجرایی ، آروشا ، تانزانیا ، 5 - 6 ژوئن 2000.

[64] Esarbica ، صورتجلسه جلسات هیئت اجرایی ، هراره ، زیمبابوه ، 23 - 24 ژوئیه 2001.

[65] Matangira ، "بایگانی سمعی و بصری در جهان سوم" ، 45.

[66] مورفی ، تلویزیون و حفظ فیلم 1997.

[67] Gracy and Cloonan ، ‘حفظ تصاویر متحرک.

[68] هندریکس ، ‘حفظ و ترمیم مواد عکاسی در بایگانی و کتابخانه.

[69] بایگانی ملی زیمبابوه ، گزارش سالانه ، 8 ؛هارپر ، "ارزیابی از عملکرد بایگانی ملی نامیبیا و راه پیش رو ،" 86.

[70] Ritzenthaler ، حفظ بایگانی ها و نسخه های خطی ، 38.

[71] هندریکس ، ‘حفظ و ترمیم مواد عکاسی در بایگانی و کتابخانه.

[72] همانجا ؛نوریس ، ‘مراقبت از مجموعه های عکاسی خود.

[73] Ngulube ، ‘حفظ و دسترسی به سوابق عمومی و بایگانی در آفریقای جنوبی.

[74] آشپز ، "محل بایگانی و بایگانی به عنوان مکان" ، 15.

[75] Ngulube ، ‘بازاریابی خدمات بایگانی و محصولات در شرق و جنوب آفریقا.

[76] اریکسون ، ‘مشغول باغ های خودمان بود.

[77] Ngulube ، ‘بازاریابی خدمات بایگانی و محصولات در شرق و جنوب آفریقا.

[78] Callinicos و Odendaal ، ‘گزارش در مورد بایگانی در آفریقای جنوبی.

[79] Ketelaar ، ‘بایگانی مردم ، برای مردم ، توسط مردم.

[80] کیززا ، مسائل اخلاقی در عصر اطلاعات ، 15.

[81] برای بینش بیشتر در مورد لزوم داشتن دیدگاه توافق شده در مورد رفتار اخلاقی حرفه ای ، به هورلی ، معضلات اخلاقی در مدیریت سوابق مراجعه کنید.

[82] Mazikana و Ngulube ، گزارش در مورد کارگاه آموزشی در مورد استانداردها و اخلاق در مدیریت سوابق و بایگانی.

[83] Ngulube ، ‘حرفه ای بودن و اخلاق در مدیریت سوابق در بخش دولتی در زیمبابوه.

[84] برای بحث مفصل در مورد کاستی های کدهای اخلاق ، به Ketelaar ، ‘بایگانی و بایگانی مراجعه کنید.

[85] Carbone and Gueze ، پیش نویس قانون مدل در بایگانی.

[86] Ngulube ، "بازاریابی خدمات بایگانی و محصولات در شرق و جنوب آفریقا" ، 22.

[87] جانسون و همکاران ، ‘ارزیابی تأثیر ، تمرین حرفه ای و سیاست گذاری.

[88] کمیسیون نسخه های تاریخی ، بایگانی در هزاره.